Inspektor Ochrony Danych

Przetwarzanie danych osobowych w związku
z organizacją wydarzeń, konferencji i konkursów

ADMINISTRATOR DANYCH

1. Administratorem danych osobowych uczestników wydarzeń, konferencji i konkursów organizowanych przez Uczelnię jest Politechnika Śląska reprezentowana przez Rektora.
2. W przypadku gdy wydarzenie organizowane jest wspólnie z inną uczelnią lub partnerem i podmioty te wspólnie decydują o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych uczestników, występują one jako współadministratorzy danych. W takiej sytuacji należy zawrzeć pisemną umowę współadministrowania zgodnie z art. 26 RODO, określającą w szczególności:

• • zakres odpowiedzialności stron,
  • zasady realizacji praw osób, których dane dotyczą,
  • sposób realizacji obowiązku informacyjnego.
    Wzory umów współadministrowania danymi osobowymi stanowią załączniki nr 1A i 1B. 

3. Jeżeli współorganizatorzy nie decydują wspólnie o celach i sposobach przetwarzania danych, lecz przetwarzają dane uczestników w zakresie realizacji własnych zadań, podmioty te działają jako odrębni administratorzy danych osobowych.

POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH

1. W przypadku korzystania z usług podmiotu zewnętrznego (np. obsługa rejestracji uczestników), przetwarzanie danych osobowych może zostać powierzone temu podmiotowi na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO - wzory umów powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowią załączniki nr 2A i 2B.
2. Powierzenie może nastąpić wyłącznie podmiotowi zapewniającemu odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych, zweryfikowanym m.in. poprzez ankietę bezpieczeństwa – wzory ankiety weryfikacyjnej podmiotu przetwarzającego stanowią załączniki nr 3A i 3B.

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH

1. Dane osobowe uczestników wydarzeń i konkursów są przetwarzane w celu rejestracji, organizacji oraz dokumentowania wydarzenia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, tj. realizacji zadania wykonywanego w interesie publicznym.
2. Działania te wynikają z misji uczelni określonej w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, obejmującej m.in. prowadzenie działalności naukowej oraz popularyzację nauki.
3. W związku z powyższym uzyskanie zgody uczestników na przetwarzanie danych w celu organizacji wydarzenia nie jest wymagane.
4. Dokumentacja związana z organizacją wydarzenia jest przechowywana przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych i finansowych obowiązujących w Uczelni.

PRZETWARZANIE WIZERUNKU I KOMUNIKACJA INFORMACYJNA

1. W przypadku przetwarzania wizerunku uczestników lub przesyłania informacji o wydarzeniach organizowanych przez Uczelnię podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
2. Zgoda musi być udzielona odrębnie dla każdego celu przetwarzania i może zostać w każdej chwili wycofana.
3. Nieudzielenie zgody na wykorzystanie wizerunku lub przesyłanie informacji o wydarzeniach nie może stanowić podstawy odmowy udziału w wydarzeniu.

• • Wzory zgód na wykorzystanie wizerunku osoby pełnoletniej stanowią załączniki nr 4A i 4B
  • Wzory zgód na wykorzystanie wizerunku osoby niepełnoletniej stanowią załączniki nr 5A i 5B
  • Wzory zgód na otrzymywania informacji o wydarzeniach o profilu naukowym lub popularyzujących naukę stanowią załączniki nr 6A i 6B

NARZĘDZIA INFORMATYCZNE

1. Przy organizacji wydarzeń należy korzystać wyłącznie z narzędzi informatycznych zatwierdzonych do użytku w Uczelni.
2. Wykorzystanie innych narzędzi wymaga uprzedniej zgody Administratora Systemów Informatycznych po przeprowadzeniu oceny bezpieczeństwa przetwarzania danych.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZATORA WYDARZENIA LUB KONKURSU

Organizator wydarzenia jest odpowiedzialny w szczególności za:

1. opracowanie regulaminu wydarzenia lub konkursu;
2. zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych;
3. uzyskanie zgód na przetwarzanie danych w przypadkach wymaganych przepisami RODO (np. wizerunek, przesyłanie informacji o wydarzeniach);
4. zawarcie umowy współadministrowania lub umowy powierzenia przetwarzania danych – jeżeli jest to wymagane;
5. przechowywanie dokumentacji związanej ze zgodami i przetwarzaniem danych;
6. stosowanie zasady minimalizacji danych, polegającej na zbieraniu wyłącznie danych niezbędnych do organizacji wydarzenia.
7. realizację obowiązku informacyjnego wobec uczestników zgodnie z art. 13 RODO (np. poprzez zamieszczenie klauzuli informacyjnej na stronie rejestracji, w zaproszeniach lub w miejscu wydarzenia): 

• • wzory klauzul informacyjnych dla uczestników wydarzenia, w którym Politechnika Śląska jest administratorem danych osobowych stanowią załączniki nr 7A i 7B,
  • wzory klauzul informacyjnych dla uczestników wydarzenia, w którym Politechnika Śląska jest współadministratorem danych osobowych stanowią Załączniki nr 8A i 8B.