W oparciu o materiały Urzędu Ochrony Danych Osobowych publikujemy ważne zalecenia, do których przestrzegania są zobowiązani członkowie Wspólnoty Uczelni. Dotyczą one właściwych praktyk w zakresie uczestnictwa w wideokonferencjach. Prosimy o zapoznanie się z nimi i ich uwzględnienie podczas swoich rozmów online.
I.Przed rozpoczęciem wideokonferencji
1. Należy się upewnić się, że osoby postronne nie mają dostępu do ekranu.
2. Należy zabezpieczyć sieć Wi-Fi silnym hasłem.
3. Przed udostępnieniem swojego ekranu podczas rozmowy należy zamknąć wszystkie okna, tak aby inni uczestnicy konferencji ich nie zobaczyli.
4. Przy podłączeniu się do telekonferencji należy korzystać z kodów dostępu/PIN-ów.
II. W trakcie korzystania z wideokonferencji
1. Należy używać służbowy adres e-mail.
2. Należy używać innego hasła niż używane w innych usługach.
3. Nie należy udostępniać linków do konferencji w mediach społecznościowych.
4. Należy włączyć, jeśli to możliwe, domyślną ochronę hasłem spotkania online.
5. Należy zarządzać opcjami udostępniania ekranu.
6. Nie należy udostępniać dokumentów służbowych za pomocą czatu, który może być publiczny.
7. Należy korzystać, jeżeli to możliwe, z opcji zamazywania tła (tak, żeby rozmówcy nie widzieli otoczenia).
8. Należy korzystać z opcji „poczekalnia”, aby można było kontrolować osoby uczestniczące w telekonferencji. W ten sposób uniknie się przypadkowych lub niechcianych osób.
9. Logując się do telekonferencji, należy wyłączyć mikrofon i kamerę i włączyć je, gdy będzie to potrzebne.
III. Po skorzystaniu z wideokonferencji
1. Należy wyłączyć mikrofon i kamerę.
2. Należy upewnić się, że zakończyło się spotkanie online i zamknięto aplikację.
3. Należy sprawdzić, czy program do telekonferencji nie działa w tle.
