Politechnika Śląska | Centralny Rejestr Umów

Rejestracja umów w systemie CRU

W związku z wejściem w życie Zarządzenia nr 95/2026 dotyczącego Centralnego Rejestru Umów (CRU), które obowiązuje od 27 lipca 2026 roku, przypominamy o nowej procedurze obsługi załącznika nr 1 wysyłanego do kontrahentów.

Na Uczelni został wdrożony formularz, do którego dane mogą wprowadzać wyłącznie osoby uprawnione w Katedrze (dostęp wymaga autoryzacji uczelnianej). Uprawnienia posiadają kierownicy projektów, osoby wspierające obsługę administracyjną projektów oraz wyznaczeni pracownicy odpowiedzialni za poszczególne źródła finansowania:

- Aleksandra Szczerbik
- Tomasz Walacik
- Andrzej Fortuna (zastępstwo)

Obowiązki przy zamówieniach i zgłoszeniach

W związku z powyższym, przy każdym zamówieniu, zgłoszeniu na konferencję, potwierdzeniu przyjęcia artykułu do druku itp. należy niezwłocznie przesłać do odpowiedniej osoby (wskazanej wyżej, zależnie od źródła finansowania) następujące informacje i dokumenty:

1. Dokument potwierdzający przyjęcie zamówienia (np. zrzut ekranu z systemu, potwierdzenie mailowe).
2. Datę przyjęcia zamówienia.
3. Pełne dane kontrahenta (NIP, gmina, powiat, województwo).
4. Krótki opis zakupu/usługi wraz z inicjałami zamawiającego (np. udział w konferencji KKAPD + inicjały, zakup odczynników do hodowli komórkowej + inicjały, polisa na wyjazd).
5. Kwotę netto całego zamówienia (w przypadku jednostek zwolnionych z VAT należy podać kwotę brutto = netto).
6. Datę zakończenia umowy (np. termin dostawy, data zakończenia konferencji, data wydania publikacji).
7. Numer ZP.
8. Informację o załączniku: datę wysłania mailem załącznika nr 1 (lub załącznika nr 2, jeśli zamówienie zostało złożone przed wejściem w życie zarządzenia 95/2026) wraz z krótką notatką o odpowiedzi odbiorcy.

Ważne przypomnienie o archiwizacji

Przypominamy o bezwzględnym obowiązku przechowywania przez okres 5 lat wszelkich potwierdzeń przyjęcia zamówień do realizacji, przyjęcia referatów na konferencje, przyjęcia artykułów do publikacji oraz innych dokumentów powiązanych z transakcjami.

Zal.1.z.1.M.2026.803.Z.95_Formularz_wskazania_i_uzasadnienia_tajemnicy_kontrahenta_w_zwiazku_z_zawarciem_umowy FORMULARZ wykazania i uzasadnienia tajemnicy przedsiębiorstwa kontrahenta Pobierz

Att.1.App.M.2026.803.Z.95_FORM [EN] FORMULARZ wykazania i uzasadnienia tajemnicy przedsiębiorstwa kontrahenta Pobierz