Dział Współpracy z Zagranicą

1. Kiedy mija termin złożenia wniosków?

Wnioski przyjmowane są w sposób ciągły, za wyjątkiem aktywności nr 1 i 2 wyszczególnionych w Zarządzeniu 189/2022, dla których nie składa się wniosków.

Dla aktywności z dofinansowaniem w formie refundacji kosztów dotyczących roku poprzedniego (aktywność nr 9) - wnioski należy składać do 15 stycznia roku następnego.

2. Co w przypadku, jeśli w daną aktywność zaangażowany jest cały zespół, a nie pojedyncza osoba?

Adresatem wsparcia w ww. programie są również członkowie zespołów z Politechniki Śląskiej. W takiej sytuacji następuje podział kwoty przeznaczonej na wsparcie we wnioskowanej aktywności, według danych wskazanych we wniosku (Zał. Nr 1 do Zarządzenia 189/2022) przez wnioskodawcę.

3. Kiedy następuje wypłata środków?

Wypłata środków następuje w ciągu 30 dni od dnia przyznania wsparcia przez Rektora - w przypadku wniosków dotyczących dofinansowania w formie dodatku (dla pracownika) oraz umowy cywilno-prawnej (dla studenta lub doktoranta). W przypadku dofinansowania w formie zwiększenia subwencji środki są przekazywane jednostkom po naliczeniu subwencji na dany rok.

4. Czy można złożyć wniosek dot. aktywności nr 14 (zorganizowanie konferencji międzynarodowej na Politechnice Śląskiej) przed terminem odbycia się konferencji?

We wniosku należy wskazać liczbę uczestników z zagranicy, którzy wzięli udział w konferencji. Od tej informacji uzależniona jest kwota finansowania w ww. aktywności zgodnie z treścią zarządzenia nr 189/2022. Weryfikacja liczby uczestników jest zatem możliwa po odbyciu konferencji, w związku z tym wniosek powinien zostać złożony po tym wydarzeniu.

UWAGA – tylko konferencje zarejestrowane  w Biurze Badań Naukowych kwalifikują się do finansowania!

5. Kto potwierdza daną aktywność na wniosku?

W przypadku pracownika potwierdzającym aktywność jest bezpośredni przełożony, w przypadku doktoranta – kierownik właściwej jednostki, a w przypadku studenta – prodziekan ds. kształcenia / zastępca dyrektora ds. kształcenia.

W przypadku dofinansowania dla jednostki w postaci zwiększenia subwencji, we wniosku wymagane są następujące podpisy:

• podpis kierownika jednostki (przy wnioskowanej kwocie we wniosku)
• podpis wnioskodawcy

Potwierdzającym aktywność jest Rektor.

6. Jakie są wymagania dot. wnioskowania w zakresie aktywności nr 20 - Prowadzenie projektu PBL z uczelnią z zagranicy

Uprawnione do finansowania są projekty PBL z zaangażowaniem uczelni zagranicznych, zarejestrowane na Politechnice Śląskiej i realizowane w oparciu o umowę o realizację wspólnego projektu studenckiego (joint student project agreement) zawartą nie później, niż przed upływem jednego miesiąca od rozpoczęcia realizacji projektu przez studentów z Politechniki Śląskiej.

W celu uruchomienia procedury podpisania umowy o realizację wspólnego projektu studenckiego prosimy o przesłanie do Działu Współpracy z Zagranicą poniższych dokumentów:

1. Wypełniony wzór umowy o realizację wspólnego projektu studenckiego (wzór joint student project agreement)*
2. załącznik nr 1 (opis projektu-wzór)
3. załącznik nr 2 (klauzula RODO)
4. załącznik nr 3 (klauzula RODO)

*uwaga: od 02.09.2024 r. obowiązywać będzie poniższy wzór umowy joint student project agreement:

joint student project agreement

Po zakończeniu projektu można składać wniosek o przyznanie dofinansowania dla opiekunów projektu w ramach programu projakościowego w zakresie zwiększenia poziomu umiędzynarodowienia (zarządzenie nr 189/2022), powiązanego z aktywnością nr 20 (prowadzenie projektu PBL z uczelnią z zagranicy). Wnioski należy składać do Działu Współpracy z Zagranicą wraz z kserokopią/skanem sprawozdania z realizacji kształcenia po skończonym projekcie.

7. Kto jest adresatem wsparcia w aktywności nr 9?

Adresatem wsparcia w ramach aktywności nr 9 są jednostki podstawowe/jednostki ogólnouczelniane. Przyznaną kwotę w formie zwiększenia subwencji, jednostka przeznacza na refundację kosztów wynagrodzenia zatrudnionych pracowników/doktorantów/studentów do kwoty: 4 000,00 zł brutto za stronę jednostki/rok kalendarzowy. 

Szczegółowe informacje dot. wnioskowania w ramach aktywności 9:

1. Kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej uruchamia procedurę przyznania dodatku do wynagrodzenia dla pracowników zaangażowanych w tworzenie i aktualizowanie angielskiej wersji strony internetowej jednostki lub - w przypadku studentów/doktorantów – umowę cywilno-prawną każdorazowo przed przystąpieniem do realizacji aktywności przez zatrudnioną osobę (źródło finansowania: subwencja wydziałowa).
2. W kolejnym kroku Kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej składa do Działu Współpracy z Zagranicą wniosek o przyznanie dofinansowania na aktywność nr 9 związaną z rozwojem umiędzynarodowienia wraz z załączoną dokumentacją poniesionych przez jednostkę kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników w celu prowadzenia strony internetowej jednostki (np. kopia decyzji o przyznaniu dodatku lub kopia umowy cywilno-prawnej dla osoby zaangażowanej w prowadzenie strony).
3. Po otrzymaniu pisemnej, pozytywnej decyzji JM Rektora o przyznaniu finansowania w formie zwiększenia subwencji dla jednostki pełnomocnik ds. kontrolingu na wydziale przygotowuje pismo do Kwestury o przeksięgowanie poniesionych kosztów ze swojej subwencji  na subwencję projektu IDUB (Projekt: 41/990/SDU20/0010-04; GŹF: SUBB; konto alokacji: 502-1100; MPK: 41-990). W piśmie o przeksięgowanie jednostki zwracają się o refundację kosztów wnioskowanej kwoty brutto (która widnieje we wniosku) + dodają wszystkie pochodne - zatem łączna kwota refundacji: kwota brutto z umowy cywilno-prawnej lub dodatku + pochodne.

Zgodnie z zapisami zarządzenia nr 189/2022, można ubiegać się o dofinansowanie za prowadzenie w języku angielskim strony internetowej jednostki, POB lub komórki administracyjnej mającej wpływ na rozwój umiędzynarodowienia z bieżącym aktualizowaniem treści przez cały rok kalendarzowy.

W regulaminie organizacyjnym Politechniki Śląskiej (§ 3) jednostka jest zdefiniowana jako:

1) podstawowa jednostka − należy przez to rozumieć wydział lub instytut,
2) wewnętrzna jednostka − należy przez to rozumieć wewnętrzne jednostki wydziału lub instytutu,
3) pozostałe jednostki − należy przez to rozumieć ogólnouczelniane i usługowe jednostki organizacyjne

Natomiast przez komórkę administracyjną należy rozumieć: centrum, dział, biuro, sekcję, zespół, inspektorat, samodzielne stanowisko prac.

Prowadzone strony muszą zatem kwalifikować się do wyżej wymienionych kategorii, zarządzenie zawęża również strony tylko do tych mających wpływ na rozwój umiędzynarodowienia.  Nie kwalifikują się np. strony projektów, czy kierunków studiów.

8. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby móc wnioskować o środki w ramach aktywności nr 7 - Opieka naukowa nad doktorantem z zagranicy?

Wnioskowanie w ww. aktywności jest możliwe najwcześniej po 6 miesiącach od rozpoczęcia sprawowania opieki nad studentem w danym roku akademickim. Przykładowo, jeśli doktorant rozpoczął studia doktoranckie z dniem 1 października, promotor jest uprawniony do wnioskowania o finansowanie najwcześniej po 6 miesiącach sprawowania opieki nad doktorantem, zatem od dnia 1 kwietnia. Finansowanie przysługuje opiekunowi danego doktoranta nie dłużej niż przez 4 lata. Wniosek należy składać odrębnie za każdy rok sprawowania opieki nad doktorantem.

9. Czy opieka nad doktorantem kończy się w momencie obrony, czy w momencie złożenia pracy (dot. aktywności nr 7) ?

Opieka nad doktorantem kończy się w momencie obrony.

10. Czy w ramach aktywności nr 7 promotor pomocniczy może składać wniosek niezależnie od promotora głównego?

Na jednego doktoranta uprawnione jest złożenie tylko jednego wniosku (finansowanie przysługuje opiekunowi na każdy rok sprawowania opieki, nie dłużej niż przez 4 lata).  Istnieje możliwość podziału kwoty pomiędzy promotorów w jednym wniosku.

11. Jak wygląda wnioskowanie w ramach aktywności nr 1 (prowadzenie kształcenia dla studentów z zagranicy studiujących w pełnym cyklu) i nr 2 (prowadzenie kształcenia dla studentów z zagranicy w ramach wymiany międzynarodowej trwającej co najmniej 3 miesiące) ?

Zgodnie z zapisami w § 2 ust. 2 Zarządzenia nr 189/2022 dla aktywności 1 i 2 dofinansowanie w formie zwiększenia subwencji jest naliczane automatycznie przez Dział Kontrolingu. W ramach ww. aktywności nie składa się zatem wniosku.

12. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby móc wnioskować o dofinansowanie kosztów wyjazdu na staż naukowy (aktywność nr 23)?

Uprawniony do wnioskowania w ramach aktywności nr 23 jest nauczyciel akademicki, który wyjeżdża na obejmujący co najmniej 5 dni roboczych staż naukowy na uczelnię zagraniczną, do laboratorium lub centrum badawczego, w celu rozwinięcia współpracy oraz wygłoszenia co najmniej 60 min. wykładu dla grupy badawczej liczącej minimum 10 naukowców.

Do wniosku należy dołączyć zaproszenie z uczelni zagranicznej oraz plan rozwoju współpracy.

Przyznaną kwotę nauczyciel akademicki przeznacza na pokrycie kosztów podróży, zakwaterowania oraz diet.

Przyznane środki mogą być wydawane w okresie 12 miesięcy od dnia podjęcia decyzji o przyznaniu dofinansowania. Warunkiem rozliczenia grantu jest złożenie do Działu Współpracy z Zagranicą w terminie do 30 dni od dnia zakończenia danej aktywności sprawozdania potwierdzającego ich realizację zgodnie z załącznikiem nr 4 do zarządzenia 189/2022. Rozliczenia środków przyznanych w formie grantów dokonuje prorektor ds nauki i rozwoju.

Ważne:

aktywność nr 23 skierowana jest do osób, które w danym roku kalendarzowym nie realizują żadnego programu projakościowego ani projektu pozyskanego ze źródeł zewnętrznych umożliwiającego finansowanie wyjazdu na staż.

W związku z tym, nie można ubiegać się o grant  z zarządzenia 189/2022 (dot. aktywności 23),  jeśli korzysta się z poniższych programów projakościowych, które umożliwiają finansowanie stażu:

1. Konkurs projakościowy na dofinansowanie badań o charakterze przełomowym, w ramach programu Inicjatywa Doskonałości – Uczelnia Badawcza - Z nr 32/2020
2. Konkurs projakościowy na wsparcie w celu rozpoczęcia działalności naukowej w nowej tematyce badawczej, w ramach programu Inicjatywa Doskonałości – Uczelnia Badawcza  Z nr 33/2020
3. Konkursu projakościowy na granty w celu odbycia co najmniej 3-miesięcznych staży w wiodących zagranicznych ośrodkach naukowych w ramach programu Inicjatywa Doskonałości – Uczelnia Badawcza,  Z nr 37/2020
4. Rektorskie granty habilitacyjne -  Z nr 119/2020
5. Rektorskie granty profesorskie - Z nr 120/2020
6. Rektorskie granty za wysoko punktowane publikacje, udzielone patenty, pozyskane projekty badawcze lub prace naukowo-badawcze - Z nr 157/2022

Dodatkowo, podczas oceny formalnej sprawdzany jest udział wnioskującego w programie TOP1/5/10 oraz porównywana sumaryczna kwota wypłacanych w danym roku kalendarzowym grantów z kwotą limitu, wynikającą z miejsca planowanego stażu (7.000PLN w Europie, 9.000PLN poza Europą).

Możliwość wnioskowania w ramach aktywności nr 23 dotyczy osób, które nie uczestniczyły w stażu w roku złożenia wniosku i dwóch latach poprzednich.