Ustawianie odpowiedzi automatycznych w programie Outlook 365
Odpowiedzi automatyczne to wiadomości e-mail, które mają treść zdefiniowaną przez użytkownika i są wysyłane przez serwer każdorazowo po otrzymaniu nowej wiadomości e-mail do wszystkich nadawców tej wiadomości. Program Outlook365 pozwala na zdefiniowanie treści wiadomości zwrotnej jak i okresu czasu w jakim taka wiadomość ma być wysyłana.
Definiowanie ustawień wiadomości automatycznych należy rozpocząć od wybrania z głównego menu aplikacji polecenia Plik:
W widoku ustawień należy wybrać pozycję Odpowiedzi automatyczne:
Nowo otwarte okno dialogowe pozwala na pełną edycję ustawień Odpowiedzi automatycznych.
Włączenie trybu edycji ustawień nastąpi po zaznaczeniu opcji „Wyślij odpowiedzi automatyczne”.
Odpowiedzi automatyczne mogą być wysyłane aż do odwołania lub też w zdefiniowanym przez użytkownika okresie czasu. Definiowanie tego okresu możliwe jest po wybraniu pozycji „Wyślij tylko w tym zakresie godzin”.
Treść wysyłanej wiadomości może być różnicowana w zależności od typu odbiorcy. Do odbiorców posiadających konta w Politechnice Śląskiej wysłana zostanie wiadomość o treści zdefiniowanej w zakładce „W mojej organizacji”.
Do odbiorców nie posiadających kont w Politechnice Śląskiej zostanie wysłana wiadomość o treści zdefiniowanej w zakładce „Poza moją organizacją”.
Uwaga:
Obydwie zakładki pozwalają na dość skromne formatowanie tekstu. Jeśli więc odpowiedź ma np. zawierać obrazki lub formatowanie wykraczające poza możliwości tych okien warto treść stopki przygotować wcześniej w zewnętrznym narzędziu lub np. poprzez okno definiujące nową wiadomość e-mail.
Po kliknięciu na klawisz „OK” okno zostanie zamknięte a zdefiniowane ustawienia zostaną wdrożone do działania. Efektem będzi inny wygląd pozycji „Odpowiedzi automatyczne”:
Po powrocie do głównego oka programu Outlook belka narzędziowa będzie uzupełniona o dodatkową informacje jak na ilustracji poniżej:
