Biuro Karier

Czym właściwie jest Business Process Management?

Business Process Management, w skrócie BPM, to ustrukturyzowane podejście do zarządzania, które postrzega organizację jako zbiór wzajemnie powiązanych procesów. Nie jest to pojedyncze narzędzie ani oprogramowanie, lecz całościowa filozofia i metodyka działania, skoncentrowana na ciągłej analizie, modelowaniu, wdrażaniu i doskonaleniu procesów biznesowych. Procesem w tym ujęciu jest każda seria powtarzalnych czynności, która ma określony początek, koniec i prowadzi do konkretnego rezultatu dla klienta (wewnętrznego lub zewnętrznego) – na przykład proces rekrutacji, proces obsługi zamówienia czy proces zatwierdzania faktur.

Tego rodzaju zarządzanie opiera się na cyklu życia procesu, który jest z natury iteracyjny i obejmuje kilka etapów:

• Identyfikacja i mapowanie (modelowanie „as-is”) – to pierwszy krok, polegający na dokładnym zrozumieniu, jak dany proces funkcjonuje obecnie. Jest to swoisty „etap detektywistyczny”, wymagający rozmów z pracownikami, obserwacji rzeczywistych działań oraz analizy dostępnych danych.
• Analiza – po zmapowaniu procesu następuje jego ocena pod kątem efektywności. W tym etapie identyfikuje się marnotrawstwo (zgodnie z zasadami filozofii lean) oraz potencjalne przeszkody.
• Projektowanie nowego procesu („to-be”) – w oparciu o wyniki analizy opracowuje się ulepszoną wersję procesu, która eliminuje zidentyfikowane problemy i usprawnia przepływ działań.
• Wdrożenie – kolejny etap polega na praktycznej realizacji zaprojektowanych zmian. Może to oznaczać modyfikację procedur, przeprowadzenie szkoleń dla pracowników lub implementację nowych narzędzi i systemów informatycznych.
• Monitorowanie – po wdrożeniu niezbędne jest stałe śledzenie efektów wprowadzonych zmian. Wykorzystuje się do tego zdefiniowane wskaźniki efektywności (KPI), które pozwalają ocenić, czy proces funkcjonuje zgodnie z założeniami.
• Optymalizacja – ostatni etap obejmuje ciągłe doskonalenie. Analiza wyników monitorowania często inicjuje nowy cykl zmian, ponieważ otoczenie biznesowe nieustannie ewoluuje, a organizacja musi się do niego dostosowywać.

Współczesne BPM mocno opiera się na automatyzacji, narzędziach IT i analizie danych, ale jego sednem pozostaje systemowe myślenie o organizacji.

Metodyka, system i język – jak odróżnić BPM, BPMS i BPMN?

W dyskusjach na temat zarządzania procesowego często pojawiają się trzy podobnie brzmiące skróty, których rozróżnienie jest bardzo istotne dla pełnego zrozumienia koncepcji. Chodzi o BPM, BPMS oraz BPMN. Choć te pojęcia są ze sobą powiązane, opisują zupełnie różne aspekty tej samej dziedziny.

Business Process Management to metodyka i podejście strategiczne. Stanowi filozofię zarządzania skoncentrowaną na procesach i odpowiada na pytania: „Co robimy?” i „Dlaczego robimy to w ten sposób?”. Z kolei BPMS, czyli Business Process Management Suite/System, to technologia – zestaw narzędzi informatycznych, platforma lub oprogramowanie (często typu low-code/no-code), które wspiera praktyczne zastosowanie metodyki BPM. BPMS umożliwia modelowanie, automatyzację, wykonywanie, monitorowanie i optymalizację procesów w środowisku cyfrowym, czyli odpowiada na pytanie: „Czym to robimy?”.

Trzecim elementem jest BPMN (Business Process Model and Notation) – standard, czyli specyficzny język graficzny służący do wizualnego przedstawiania procesów biznesowych. To zestaw symboli i reguł powszechnie przyjętych na świecie, dzięki którym procesy można zapisać w sposób jednoznaczny i zrozumiały zarówno dla analityków biznesowych, jak i programistów czy menedżerów. Można go porównać do nut w muzyce – stanowi uniwersalny zapis procesu i równocześnie odpowiedź na pytanie: „Jak to opisujemy?”.

Zrozumienie znaczenia tych skrótów jest bardzo pomocne, gdyż metodyka BPM nie może być skutecznie wdrożona w dużej skali bez wsparcia technologicznego, a sam system BPMS byłby bezużyteczny bez jednoznacznego i standardowego zapisu procesów w postaci BPMN.

BPM w praktyce zawodowej

Zarządzanie procesami biznesowymi znajduje zastosowanie niemal w każdej branży, ponieważ każda organizacja – niezależnie od profilu – opiera się na procesach.

• W sektorze bankowym BPM jest używane do optymalizacji procesu udzielania kredytów, od złożenia wniosku przez klienta, przez analizę ryzyka, aż po wypłatę środków. Jego celem jest skrócenie czasu oczekiwania klienta i zapewnienie zgodności z regulacjami.
• W logistyce myślenie procesowe obejmuje cały łańcuch dostaw – od zamówienia u dostawcy, przez magazynowanie, kompletację, aż po transport do klienta końcowego. Optymalizacja tych przepływów przekłada się bezpośrednio na koszty i satysfakcję odbiorcy.
• Sektor IT wykorzystuje BPM do zarządzania zgłoszeniami serwisowymi lub do usprawnienia procesu wytwarzania oprogramowania.
• Administracja publiczna coraz częściej wykorzystuje BPM do usprawniania procesów związanych z obsługą obywateli, wydawaniem dokumentów czy realizacją usług urzędowych, żeby eliminować zbędne formalności i podnieść jakość świadczonych usług.

Zrozumienie zasad BPM przydaje się również w działach HR, marketingu i sprzedaży – tam także wspiera usprawnianie działań i współpracy między zespołami. Wiedza z tego obszaru jest coraz bardziej poszukiwana na rynku pracy i otwiera szerokie możliwości rozwoju. Specjaliści zajmujący się BPM pracują jako analitycy procesów biznesowych, konsultanci ds. optymalizacji lub menedżerowie projektów wdrożeniowych. Coraz częściej pojawia się też możliwość pracy na stanowisku Process Owner, odpowiedzialnym za efektywność i rozwój wybranych procesów w organizacji.