Dzięki precyzyjnemu planowaniu, rzetelnej dokumentacji i ścisłej kontroli,
Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia wspiera efektywne funkcjonowanie uczelni, dbając o terminowe realizacje wszystkich zamówień, zgodnie z przepisami prawa polskiego.
Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia odpowiada za:
- sporządzanie na podstawie planów jednostek/komórek i przedkładanie do zatwierdzenia Rektorowi zbiorczego planu zamówień publicznych Uczelni w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych;
- bilansowanie, na podstawie złożonych planów zamówień publicznych, dostaw, usług i robót budowlanych w celu ustalenia procedur udzielania zamówień zgodnie z zasadami określonymi w ustawie − Prawo zamówień publicznych;
- akceptowanie zapotrzebowań jednostek ze wskazaniem trybu zamówienia publicznego;
- przygotowywanie, prowadzenie i dokumentowanie ustawowych procedur udzielania zamówień publicznych;
- opracowywanie SWZ do procedur zgodnie z ustawą − Prawo zamówień publicznych;
- sporządzanie zamówień, umów oraz nadzór nad ich realizacją, a także sporządzanie dokumentów finansowo-księgowych oraz innej dokumentacji związanej z zakupami;
- współpraca z urzędem celnym i przewoźnikami przy odbiorze dostaw i usług sprowadzanych z zagranicy;
- sprawdzanie zgodności faktur z zapotrzebowaniami, umowami i zamówieniami;
- prowadzenie ewentualnego postępowania reklamacyjnego oraz naliczanie kar umownych;
- przygotowywanie wymaganych przepisami sprawozdań.
Zarządzenie Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie obowiązków jednostek i komórek organizacyjnych Politechniki Śląskiej w zakresie stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych, określa procedury w zakresie zamówień na dostawy, wykonanie usług i robót budowlanych finansowanych w całości lub w części ze środków będących w dyspozycji Politechniki Śląskiej.
Dla zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o zagregowanej przez wnioskującego wartości nieprzekraczającej kwoty 25 000 zł netto, których nie obejmuje obowiązek stosowania procedur zamówień publicznych, stosuje się określone w ustawie o finansach publicznych zasady wydatkowania środków publicznych:
- w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
- w sposób najkorzystniejszy i racjonalny, umożliwiający terminową realizację zadań,
- z zachowaniem zasady jawności i uczciwej konkurencji oraz należytej staranności dla wyboru najkorzystniejszej oferty,
- zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
Dla zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o zagregowanej przez wnioskującego wartości większej od kwoty 25 000 zł i mniejszej niż 170 000 zł netto, których nie obejmuje obowiązek stosowania procedur zamówień publicznych, wnioskujący przeprowadza bezstronne, obiektywne i staranne rozeznanie cenowe rynku, biorąc pod uwagę zasady wynikające z ustawy o finansach publicznych, w tym:
- rozeznanie obejmuje co najmniej trzech wykonawców prowadzących działalność o profilu i zakresie pozwalających na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia;
- w zależności od specyfiki tego przedmiotu w uzasadnionych przypadkach rozeznanie może obejmować jednego lub dwóch wykonawców;
- ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem sporządzenia zapotrzebowania/wniosku o umowę/aneksu, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane;
- oferty cenowe zawierające wszystkie koszty realizacji zamówienia mogą być zbierane w formie pisemnej, elektronicznej, być przedstawione na stronach internetowych bądź pozyskane w inny, dostępny powszechnie sposób;
Dla zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o zbilansowanej wartości równej lub większej od kwoty 170 000 zł netto obowiązują procedury zgodnie z ustawą Pzp.
