Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
(art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych)
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
- Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.
- Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
- Komunikat Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek finansów publicznych.
- Komunikat Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem.
- Zarządzenie Nr 54/2023 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 28 marca 2023 r. w sprawie zasad funkcjonowania Systemu Kontroli Zarządczej na Politechnice Śląskiej.
Standardy Kontroli Zarządczej
(załącznik do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r.)
A. Środowisko wewnętrzne
- Przestrzeganie wartości etycznych
Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi przyjętych wartości etycznych i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań.
Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. - Kompetencje zawodowe
Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni posiadać wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań.
Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.
Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników i osób zarządzających. - Struktura organizacyjna
Struktura organizacyjna powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań.
Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek i poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny.
Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika. - Delegowanie uprawnień
Należy precyzyjnie określić uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem.
B. Cele i zarządzanie ryzykiem
- Misja
Należy wskazać cel istnienia jednostki w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji. - Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji
Cele i zadania należy określić jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników.
zaleca się przeprowadzenie oceny realizacji celów i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności. - Należy zadbać, aby określając cele i zadania wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.
- Identyfikacja ryzyka
Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka należy dokonać ponownej identyfikacji ryzyka. - Analiza ryzyka
Zidentyfikowane ryzyka należy poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. Należy określić akceptowalny poziom ryzyka. - Reakcja na ryzyko
W stosunku do każdego istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Należy określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu.
C. Mechanizmy kontroli
- Dokumentowanie kontroli zarządczej
Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. - Nadzór
Należy prowadzić nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. - Ciągłość działania
Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych wykorzystując, między innymi, wyniki analizy ryzyka. - Ochrona zasobów
Należy zadbać, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. - Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych
Powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych:
- rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,
- zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione,
- podział kluczowych obowiązków,
- weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. - Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
Należy określić mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych.
D. Informacja i komunikacja
- Bieżąca informacja
Osobom zarządzającym i pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. - Komunikacja wewnętrzna
Należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej. - Komunikacja zewnętrzna
Należy zapewnić efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań.
E. Mechanizmy kontroli
- Monitorowanie systemu kontroli zarządczej
Należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej. - Samoocena
Zaleca się przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana. - Audyt wewnętrzny
W przypadkach i na warunkach określonych w przepisach prawa, audytor wewnętrzny prowadzi obiektywną i niezależną ocenę kontroli zarządczej. - Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli. Zaleca się coroczne potwierdzenie uzyskania powyższego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.
