A A+ A++

Przetwarzanie danych osobowych w projektach

UWAGI DOTYCZĄCE WSZYSTKICH PROJEKTÓW

  1. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

Politechnika Śląska chcąc być liderem lub partnerem w projekcie, podpisuje umowy
z innymi instytucjami lub organizacjami, których przedmiotem jest podjęcie działań mających na celu przyznanie projektu lub podział obowiązków wynikających z realizacji już samego projektu. Przy okazji zawierania takich umów pozyskujemy dane osobowe zarówno osób, które takie umowy podpisują, jak i bardzo często pozyskujemy dane osobowe osób, które są wskazane do kontaktu przy realizacji postanowień umowy.

W takiej sytuacji jesteśmy zobowiązani do realizacji obowiązku informacyjnego. Generalnie do umów tego rodzaju załączyć należy klauzule informacyjne z art. 13 (dla osób podpisujących umowę) - Załącznik nr 1 i art. 14 (dla osób wskazanych w umowie do kontaktu) - Załącznik nr 2.
W przeważającej części realizowanych projektów mamy do czynienia z relacją pomiędzy instytucjami/organizacjami o charakterze ADMINISTRATOR <=> ADMINISTRATOR, co skutkuje tym, że każda instytucja/organizacja odrębnie przetwarza dane osobowe i sama ponosi za nie odpowiedzialność w zakresie operacji jakie wykonuje na danych osobowych.

     2. UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W momencie, kiedy Uczelnia przystępuje do realizacji projektu, kierownik projektu powinien sprawdzić czy wszystkie osoby, które realizują zadania projektowe i mają dostęp do danych osobowych, mają wydane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Jeśli osobą tą jest pracownik to najprawdopodobniej posiada on już takie upoważnienie, jeśli jest to osoba niebędąca pracownikiem Politechniki Śląskiej to najprawdopodobniej trzeba będzie takie upoważnienie wydać.

Kwestię wydawania upoważnień szczegółowo uregulowano w paragrafie 6 w Polityki ochrony danych osobowych na Politechnice Śląskiej – zarządzenie nr 181/2023 z dnia 4.10.2023.

      3. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY DLA OSÓB FIZYCZNYCH BIORĄCYCH UDZIAŁ
           W PROJEKCIE

Realizacja projektu może wiązać się z pozyskiwaniem dodatkowych danych osobowych (np. w ramach projektu prowadzone są szkolenia dla pracowników lub studentów). W takim wypadku wobec tych osób należy zrealizować obowiązek informacyjny. Trudno jest wprowadzić wzór, który byłby prawidłowy dla każdego rodzaju projektu. Jeśli klauzula informacyjna nie jest zawarta w dokumentach projektu i jej treść nie została wprost wskazana przez instytucję finansującą, zaleca się kontakt z Biurem Bezpieczeństwa Informacji celem opracowania właściwych jej zapisów.

 

UWAGI DOTYCZĄCE PROJEKTÓW ERASMUS + 

Nieco inne zasady dotyczą programu ERASMUS +

   1. POLITECHNIKA ŚLĄSKA JAKO PODMIOT PRZETWARZAJACY   

Politechnika Śląska jak i inni partnerzy w projekcie są  PODMIOTAMI PRZETWARZAJĄCYMI względem administratora danych osobowych, którym jest Komisja Europejska: Edukacja, Młodzież Sport i Kultura (EAC),
a zatem każda z instytucji biorących udział w projekcie jest zobowiązana
do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji.
Kierownik projektu (na Politechnice Śląskiej), przed rozpoczęciem realizacji projektu jest zobowiązany do przesłania do Biura Bezpieczeństwa Informacji wypełnionych tabel
w wersji pozwalającej na skopiowanie danych do centralnego rejestru. Wzór tabeli do wypełnienia stanowi Załącznik nr 3.

   2. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY DLA OSÓB FIZYCZNYCH BIORĄCYCH UDZIAŁ
        W PROJEKCIE

Realizacja projektu, z dużym prawdopodobieństwem, będzie się wiązała z koniecznością pozyskania danych osobowych beneficjentów. W obowiązku Uczelni leży zrealizowanie
w imieniu Komisji Europejskiej obowiązku informacyjnego. Realizacja przywołanego obowiązku może się odbywać poprzez przesłanie osobie, której dane przetwarzamy linku do poniższych stron:

a)  jeżeli finansowanie projektu odbywa się za pośrednictwem Narodowej Agencji
     Programu Erasmus+  

https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf

b)  w przypadku akcji zarządzanych przez EACEA:

Privacy notice | Erasmus+ and European Solidarity Corps programmes (europa.eu)

3. SPRAWOZDAWCZOŚĆ

W umowach projektowych zawarty jest również obowiązek sprawozdawczy w zakresie ochrony danych osobowych. W sprawozdaniach końcowych należy odnieść się do poniższych zagadnień:

  • bezpieczeństwo przetwarzania danych,
  • poufność przetwarzania danych,
  • pomoc administratorowi danych,
  • retencja danych,
  • wkład w audyty, w tym inspekcje,
  • prowadzenie rejestru kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora danych.
Załącznik nr 1 Klauzula informacyjna z art. 13 (dla osób podpisujących umowę) Pobierz
Załącznik nr 2 Klauzula informacyjna z art. 14 (dla osób wskazanych w umowie do kontaktu) Pobierz
Załącznik nr 3 Tabele do wypełnienia przez kierowników projektów ERASMUS+ Pobierz
Załącznik nr 4 Wskazówki dla beneficjentów (FAQ). „Przetwarzanie danych osobowych w programach Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności” dotyczy projektów składanych w 2023 r. Pobierz

© Politechnika Śląska

Ogólna klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych przez Politechnikę Śląską

Całkowitą odpowiedzialność za poprawność, aktualność i zgodność z przepisami prawa materiałów publikowanych za pośrednictwem serwisu internetowego Politechniki Śląskiej ponoszą ich autorzy - jednostki organizacyjne, w których materiały informacyjne wytworzono. Prowadzenie: Centrum Informatyczne Politechniki Śląskiej (www@polsl.pl)

Zasady wykorzystywania „ciasteczek” (ang. cookies) w serwisach internetowych Politechniki Śląskiej

Deklaracja dostępności

„E-Politechnika Śląska - utworzenie platformy elektronicznych usług publicznych Politechniki Śląskiej”

Fundusze Europejskie
Fundusze Europejskie
Fundusze Europejskie
Fundusze Europejskie