Inspektor Ochrony Danych Biuro Bezpieczeństwa Informacji

Przetwarzanie danych osobowych w związku z organizacją konkursów

1. Administratorem danych osobowych uczestników konkursu organizowanego samodzielnie przez Uczelnię, niezależnie od tego, kto w Uczelni je organizuje, jest Politechnika Śląska reprezentowana przez Rektora.

2. W przypadku, gdy Politechnika Śląska organizuje konkurs we współpracy z inną uczelnią bądź partnerem, w wyniku czego wspólnie decydują o kluczowych sprawach dla organizacji konkursu, w tym o zakresie celu i sposobu przetwarzania danych osobowych uczestników - podmioty te stają się współadministratorami danych osobowych, co wymaga odpowiednich zapisów umownych.

3. Jeżeli Politechnika Śląska współorganizując konkurs nie decyduje wspólnie
z innym/innymi współorganizatorem/współorganizatorami o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych, lecz współorganizatorzy w związku z realizacją swoich celów udostępniają sobie dane osobowe uczestników konkursu - wtedy Politechnika Śląska oraz pozostali współorganizatorzy są odrębnymi administratorami danych osobowych w związku z tym samym konkursem.

4. W przypadku, o którym mowa w pkt. 2, konieczne jest zawarcie pisemnej umowy, która normuje wspólne uzgodnienia określające zakresy ich odpowiedzialności w odniesieniu do wypełniania obowiązków wynikających z RODO. Ustalenia powinny zostać dokonane
w szczególności w zakresie:

• wykonywania przez osobę, której dane dotyczą, przysługujących jej praw;
• obowiązków związanych z podawaniem informacji, o których mowa w art. 13 i 14 RODO (obowiązek informacyjny);
• relacji pomiędzy współorganizatorami a podmiotami, których dane dotyczą.

5. Umowa, o której mowa w pkt. 4, może zawierać także inne postanowienia związane
z przetwarzaniem danych osobowych.

6. Jeżeli Politechnika Śląska w związku z organizacją konkursu, korzysta z usług innego podmiotu (np. zapewniającego obsługę zgłoszeń uczestników), powierza temu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych na podstawie umowy, o której mowa
w art. 28 ust. 3 RODO - wzór umowy przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 1.

7. Przetwarzanie danych osobowych uczestników konkursów organizowanych przez Uczelnię może odbywać się na podstawie art.6 ust. 1 lit. a RODO tj. na podstawie zgody uczestnika/jego opiekuna prawnego, 6 ust.1 lit. c tj. na podstawie przepisów prawa
w związku z wypłatą nagród, art.6 ust. 1 lit. e RODO tj. na podstawie realizacji zadań publicznych związanych z misją Uczelni oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, którym jest umożliwienie uczestnikom konkursu wzięcia w nim udziału i umożliwienie Organizatorowi jego przeprowadzenie, opublikowanie informacji o laureatach oraz archiwizację dokumentów.

8. Przy organizacji konkursu (w tym rejestracji, uczestnictwie w formie zdalnej, komunikacji z uczestnikami) należy korzystać z programów i narzędzi informatycznych zatwierdzonych w Uczelni. Lista zatwierdzonych narzędzi i programów jest publikowana przez służby informatyczne na stronie internetowej Politechniki Śląskiej. W przypadku gdy żaden z zatwierdzonych programów nie posiada wystarczającej funkcjonalności dla celów wydarzenia, a wymagania takie spełnia inne program/narzędzie – do jego wykorzystania konieczne jest uzyskanie akceptacji Administratora Systemów Informatycznych – dyrektora Centrum Informatycznego, dokonanej po pozytywnej ocenie bezpieczeństwa przetwarzania danych.

Kierownik/organizator konkursu jest odpowiedzialny za:

1)  opracowanie regulaminu konkursu i uzyskanie akceptacji programów/narzędzi informatycznych stosowanych w jego realizacji;

2)  bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych w formie elektronicznej oraz papierowej;

3)  pozyskanie od autorów prac konkursowych stosownych oświadczeń i zgód związanych z prawami autorskimi;

4)  uzyskanie odpowiednich zgód na przetwarzanie danych osobowych od uczestników konkursu/ich opiekunów prawnych w przypadku uczestników niepełnoletnich:

a) w przypadku gdy, zgłoszenie uczestnika konkursu odbywa się na stronie internetowej konkursu, konieczne jest pobranie ze strony przez osobę zgłaszającą „Oświadczenia uczestnika konkursu” – Załącznik nr 2A/2B, a w przypadku uczestnika niepełnoletniego „Oświadczenia opiekuna prawnego uczestnika konkursu” – Załącznik nr 3A/3B,

b) wypełnione i podpisane przez uczestnika konkursu/opiekuna prawnego uczestnika konkursu oświadczenia/skany oświadczeń muszą zostać odesłane na adres/adres mailowy wskazany przez organizatora na stronie konkursu,

c) w przypadku rekrutacji uczestników w innej formie niż rejestracja przez stronę internetową, kierownik/organizator konkursu odpowiedzialny jest za pozyskanie oświadczeń, o których mowa jest w pkt. a) w formie dającej możliwość udokumentowania ich pozyskania;

5) spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO wobec uczestników konkursu:

a) w przypadku gdy, rejestracja odbywa się w formie elektronicznej na stronie internetowej konkursu, klauzula informacyjna (bądź link odsyłający do niej) powinna być na tej stronie dostępna w widocznym miejscu,

b) wzór klauzuli informacyjnej dla uczestników konkursu, w którym Politechnika Śląska jest administratorem danych osobowych stanowi Załącznik nr 4,

c) wzór klauzuli informacyjnej dla uczestników konkursu, w którym Politechnika Śląska jest współadministratorem danych osobowych stanowi Załącznik nr 5;

6) przechowywanie zebranych oświadczeń zawierających zgody na przetwarzanie danych osobowych i potwierdzenia zapoznania się z klauzulami informacyjnymi,
o których jest mowa w pkt. 4) lit. a) oraz oświadczeń i zgód związanych z prawami autorskimi;

7) spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO wobec współorganizatorów konkursu, poprzez przekazanie im, za potwierdzeniem odbioru, klauzuli informacyjnej RODO - Załącznik nr 6;

8) spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO wobec sponsorów
i darczyńców wnoszących wpłaty na rzecz organizacji konkursu, poprzez przekazanie im, za potwierdzeniem odbioru, klauzuli informacyjnej RODO, właściwej dla realizacji umowy lub porozumienia - Załącznik nr 6;

9) zawarcie umowy współadministrowania – jeżeli jest to wymagane w związku
z występowaniem sytuacji określonej w ust. 2;

10) zawarcie umowy powierzenia – jeżeli jest to wymagane w związku z występowaniem sytuacji określonej w ust. 3;

11) wydanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych osobom zaangażowanym
w organizację konkursu, które będą przetwarzać dane osobowe uczestników;

12) usunięcie danych osobowych uczestników konkursu, którzy nie wyrazili zgody na ich dalsze przetwarzanie po upływie okresu przechowywania przez uczelnię dokumentacji finansowo-księgowej i sprawozdawczej dotyczącej tego konkursu oraz okresu niezbędnego do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń;

13) stosowanie zasady minimalizacji przetwarzania danych osobowych przejawiającej się w zbieraniu wyłącznie tych danych uczestników, współorganizatorów i sponsorów, które są niezbędne do realizacji celów wynikających z organizacji konkursu.