Inspektor Ochrony Danych Biuro Bezpieczeństwa Informacji

Przetwarzanie danych osobowych w związku z organizacją wydarzeń/konferencji/konkursów

1. Administratorem danych osobowych uczestników wydarzeń/konkursów organizowanych samodzielnie przez Uczelnię, niezależnie od tego, kto w Uczelni je organizuje, jest Politechnika Śląska reprezentowana przez Rektora.

2. W przypadku, gdy Politechnika Śląska organizuje wydarzenie/konkurs we współpracy z inną uczelnią bądź partnerem, w wyniku czego wspólnie decydują
   o kluczowych sprawach dla organizacji konkursu, w tym o zakresie celu i sposobie przetwarzania danych osobowych uczestników - podmioty te stają się współadministratorami danych osobowych, co wymaga odpowiednich zapisów umownych.

3. W przypadku, o którym mowa w pkt. 2, konieczne jest zawarcie pisemnej umowy, która normuje wspólne uzgodnienia określające zakresy ich odpowiedzialności
   w odniesieniu do wypełniania obowiązków wynikających z RODO. Ustalenia powinny zostać dokonane w szczególności w zakresie:

• wykonywania przez osobę, której dane dotyczą, przysługujących jej praw;
• obowiązków związanych z podawaniem informacji, o których mowa w art. 13 i 14 RODO (obowiązek informacyjny);
• relacji pomiędzy współorganizatorami a podmiotami, których dane dotyczą.

         Umowa, o której mowa w pkt. 3, może zawierać także inne postanowienia związane
         z przetwarzaniem danych osobowych.

4. Jeżeli Politechnika Śląska współorganizując wydarzenie/konkurs nie decyduje wspólnie z innym/innymi współorganizatorem/współorganizatorami o celach
   i sposobach przetwarzania danych osobowych, lecz współorganizatorzy w związku
   z realizacją swoich celów udostępniają sobie dane osobowe uczestników konkursu
   - wtedy Politechnika Śląska oraz pozostali współorganizatorzy są odrębnymi administratorami danych osobowych w związku z tym samym konkursem.

5. Jeżeli Politechnika Śląska w związku z organizacją wydarzenia/konkursu, korzysta
   z usług innego podmiotu (np. zapewniającego obsługę zgłoszeń uczestników), powierza temu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych na podstawie umowy, o której mowa w art. 28 ust. 3 RODO - wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 1. Powierzenie przetwarzania danych osobowych może nastąpić wyłącznie podmiotowi przetwarzającemu gwarantującemu bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.
   Badanie gwarancji bezpieczeństwa powierzanych danych osobowych następuje
   z użyciem ankiety weryfikacyjnej podmiotu przetwarzającego. Potencjalny podmiot przetwarzający jest zobowiązany przed powierzeniem mu danych do wypełnienia ankiety, której wzór stanowi załącznik nr 2.

6. Przetwarzanie danych osobowych uczestników wydarzeń/konkursów organizowanych przez Uczelnię w celu rejestracji uczestnictwa oraz organizacji
   i dokumentacji odbywa się na podstawie realizacji zadań publicznych związanych
   z misją Uczelni ( 6 ust. 1 lit e) RODO. Politechnika Śląska realizując swoją misję wynikającą z art.2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. — Prawo o szkolnictwie wyższym
   i nauce, organizuje wydarzenia mające na celu popularyzowanie nauki i zachęcanie młodych ludzi do nieustannego poszerzania wiedzy i podejmowania studiów.
   W zestawieniu z przesłankami wynikającymi z art. 6 RODO zadanie to wpisuje się
   w przesłankę wynikającą z art. 6 ust. 1 lit e), czyli realizację zadania leżącego
   w interesie publicznym. Zastosowanie przytoczonej przesłanki nie wymaga od organizatora pobierania zgód, ani też, co istotne, nie obliguje go do usunięcia danych osobowych w sytuacji gdyby podmiot danych zgodę wycofał. Uczelnia jest zobowiązana do przechowywania danych (dokumentów) potwierdzających organizację wydarzenia przez okres wynikający z jednolitego rzeczowego wykazu akt, w calach rozliczeniowych.

7. W przypadku gdy w związku z uczestnictwem w wydarzeniu/konkursie ma miejsce przetwarzanie wizerunku, jak również w przypadku zamiaru przesyłania informacji
   o wydarzeniach organizowanych przez Uczelnię, przesłanką prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą. W tym przypadku należy pamiętać, że wycofanie zgody przez podmiot danych skutkuje obowiązkiem usunięcia wizerunku bądź wstrzymania przetwarzania danych adresowych w celu przesyłania informacji. Zgoda na każdy cel przetwarzania musi zostać zebrana odrębnie.

• Wzór zgody na wykorzystanie wizerunku osoby pełnoletniej stanowi załącznik nr 3A
• Wzór zgody na wykorzystanie wizerunku osoby niepełnoletniej stanowi załącznik nr 3B
• Wzór zgody na otrzymywania informacji o wydarzeniach o profilu naukowym lub popularyzujących naukę stanowi załącznik nr 4

8. Nieudzielenie zgody na dodatkowe przetwarzanie danych, o których mowa w ust. 7, nie może być powodem odmowy rejestracji na wydarzenie/konkurs.

9. W przypadku wysyłania imiennych zaproszeń na wydarzenia/konferencje organizowane obowiązują następujące zasady:
   a) wysyłanie imiennych zaproszeń na wydarzenia organizowane przez Politechnikę Śląską członkom Wspólnoty Uczelni oraz osobom, których dane kontaktowe pochodzą ze źródeł powszechnie dostępnych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z Ustawą - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz realizowaną przez uczelnię na jej podstawie misją, jaką jest prowadzenie działalności naukowej, kształtowanie postaw obywatelskich, a także uczestnictwo w rozwoju społecznym oraz tworzeniu gospodarki opartej na innowacjach – nie ma w związku z tym potrzeby uzyskiwania zgody przetwarzanie danych w celu przesyłania informacji,
   b) wysyłanie imiennych zaproszeń na wydarzenia organizowane przez Politechnikę Śląską osobom spoza Wspólnoty Uczelni, których dane kontaktowe nie pochodzą ze źródeł powszechnie dostępnych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO - samodzielnie wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, w związku
   z czym Kierownik wydarzenia musi pamiętać o tym, że wysyłając zaproszenia do osób z tej grupy, powinien wcześniej uzyskać ich zgodę na przesyłanie informacji lub mieć potwierdzenie że wyraziły one wcześniej zgodę na przesyłanie takich informacji.

10. Przy organizacji wydarzenia/konkursu (w tym rejestracji, uczestnictwie w formie zdalnej, komunikacji z uczestnikami) należy korzystać z programów i narzędzi informatycznych zatwierdzonych w Uczelni. Lista zatwierdzonych narzędzi
    i programów jest publikowana przez służby informatyczne na stronie internetowej Politechniki Śląskiej. W przypadku gdy żaden z zatwierdzonych programów nie posiada wystarczającej funkcjonalności dla celów wydarzenia, a wymagania takie spełnia inne program/narzędzie – do jego wykorzystania konieczne jest uzyskanie akceptacji Administratora Systemów Informatycznych – dyrektora Centrum Informatycznego, dokonanej po pozytywnej ocenie bezpieczeństwa przetwarzania danych.

Kierownik/organizator konkursu jest odpowiedzialny za:

1)  opracowanie regulaminu konkursu i uzyskanie akceptacji programów/narzędzi informatycznych stosowanych w jego realizacji;

2)  bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych w formie elektronicznej oraz papierowej;

3)  uzyskanie odpowiednich zgód na przetwarzanie danych osobowych od uczestników konkursu/ich opiekunów prawnych w przypadku uczestników niepełnoletnich jeżeli przetwarzany będzie ich wizerunek lub zbierane będą dane kontaktowe w celu przesyłania informacji o wydarzeniach organizowanych przez Uczelnię w formie dającej możliwość udokumentowania ich pozyskania.

4) spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO wobec uczestników wydarzenia/konkursu:

     a) w przypadku gdy, rejestracja odbywa się w formie elektronicznej na stronie
          internetowej konkursu, klauzula informacyjna (bądź link odsyłający do niej) powinna
          być na tej stronie dostępna w widocznym miejscu,

     b) w przypadku wysyłania imiennych zaproszeń na wydarzenia, klauzula informacyjna
          powinna zostać dołączona do zaproszenia,

     c) w przypadku gdy nie wszyscy autorzy referatów/wystąpień wygłaszanych na
           konferencji rejestrują się jako jej uczestnicy, a ich dane osobowe pojawiają się
          w materiałach konferencyjnych (w programie konferencji, księdze streszczeń itp.),
          kierownik wydarzenia powinien zobowiązać uczestnika konferencji wygłaszającego
          referat do przekazania pozostałym jego współautorom, klauzuli informacyjnej
         organizatora/organizatorów konferencji,

     d) w przypadku wydarzeń organizowanych w formie stacjonarnej, klauzula
          informacyjna dla uczestników powinna być wywieszona w widocznym
          miejscu/dostępna dla wszystkich uczestników w trakcie trwania wydarzenia,

     e) wzór klauzuli informacyjnej dla uczestników wydarzenia/konkursu, w którym
         Politechnika Śląska jest administratorem danych osobowych stanowi Załącznik nr 5,

     f) wzór klauzuli informacyjnej dla uczestników wydarzenia/konkursu, w którym
         Politechnika Śląska jest współadministratorem danych osobowych stanowi
         Załącznik nr 6;

5) przechowywanie zebranych oświadczeń zawierających zgody na przetwarzanie wizerunku lub/i danych dane kontaktowych zebranych w celu przesyłania informacji
o wydarzeniach organizowanych przez Uczelnię oraz oświadczeń i zgód związanych
z prawami autorskimi;

6) spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 RODO wobec współorganizatorów konkursu, poprzez przekazanie im, za potwierdzeniem odbioru, klauzuli informacyjnej RODO - Załączniki nr 7 i nr 8;

7) spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i art. 14 RODO wobec sponsorów i darczyńców wnoszących darowizny na rzecz organizacji konkursu, poprzez przekazanie im, klauzuli informacyjnej RODO, właściwej dla realizacji umowy lub porozumienia - Załączniki nr 7 i nr 8;

8) zawarcie umowy współadministrowania – jeżeli jest to wymagane w związku
z występowaniem sytuacji określonej w ust. 2;

9) zawarcie umowy powierzenia – jeżeli jest to wymagane w związku z występowaniem sytuacji określonej w ust. 5;

10) usunięcie danych osobowych uczestników konkursu, którzy nie wyrazili zgody na ich dalsze przetwarzanie po upływie okresu przechowywania przez uczelnię dokumentacji finansowo-księgowej i sprawozdawczej dotyczącej tego konkursu oraz okresu niezbędnego do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń;

11) stosowanie zasady minimalizacji przetwarzania danych osobowych przejawiającej się w zbieraniu wyłącznie tych danych uczestników, współorganizatorów i sponsorów, które są niezbędne do realizacji celów wynikających z organizacji konkursu.