A A+ A++

Przetwarzanie danych osobowych w związku z organizacją wydarzeń naukowych
i popularnonaukowych (nazywanych „wydarzeniami”)

1. Administratorem danych osobowych uczestników wydarzenia organizowanego samodzielnie przez Uczelnię, niezależnie od tego, kto w Uczelni je organizuje, jest Politechnika Śląska reprezentowana przez Rektora.

2. W przypadku, gdy Politechnika Śląska organizuje wydarzenie we współpracy z inną uczelnią bądź partnerem, w wyniku czego wspólnie decydują o kluczowych sprawach dla organizacji wydarzenia, w tym o zakresie celu i sposobu przetwarzania danych osobowych uczestników - podmioty te stają się współadministratorami danych osobowych, co wymaga odpowiednich zapisów umownych.

3. Jeżeli Politechnika Śląska współorganizując wydarzenie nie decyduje wspólnie
z innym/innymi współorganizatorem/współorganizatorami o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych, lecz współorganizatorzy w związku z realizacją swoich celów udostępniają sobie dane osobowe uczestników wydarzenia - wtedy Politechnika Śląska oraz pozostali współorganizatorzy są odrębnymi administratorami danych osobowych w związku z tym samym wydarzeniem.

4. W przypadku, o którym mowa w pkt. 2, konieczne jest zawarcie pisemnej umowy, która normuje wspólne uzgodnienia określające zakresy ich odpowiedzialności w odniesieniu do wypełniania obowiązków wynikających z RODO. Ustalenia powinny zostać dokonane
w szczególności w zakresie:

  • wykonywania przez osobę, której dane dotyczą, przysługujących jej praw;
  • obowiązków związanych z podawaniem informacji, o których mowa w art. 13 i 14 RODO (obowiązek informacyjny);
  • relacji pomiędzy współorganizatorami a podmiotami, których dane dotyczą. 

5. Umowa, o której mowa w pkt. 4, może zawierać także inne postanowienia związane
z przetwarzaniem danych osobowych.

6. Jeżeli Politechnika Śląska w związku z organizacją wydarzenia, korzysta z usług innego podmiotu (np. zapewniającego obsługę zgłoszeń uczestników), powierza temu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych na podstawie umowy, o której mowa
w art. 28 ust. 3 RODO - wzór umowy przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik
nr 1.

7. Przy organizacji wydarzenia (w tym podczas: rejestracji, uczestnictwie w formie zdalnej, komunikacji z uczestnikami) należy korzystać z programów i narzędzi informatycznych zatwierdzonych w Uczelni. Lista zatwierdzonych narzędzi i programów jest publikowana przez służby informatyczne na stronie internetowej Politechniki Śląskiej. W przypadku gdy żaden z zatwierdzonych programów nie posiada wystarczającej funkcjonalności dla celów wydarzenia, a wymagania takie spełnia inne program/narzędzie – do jego wykorzystania konieczne jest uzyskanie akceptacji ASI, dokonanej po pozytywnej ocenie bezpieczeństwa przetwarzania danych.

Kierownik wydarzenia/konferencji jest odpowiedzialny za:

1)  bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych w formie elektronicznej oraz papierowej;

2)  uzyskanie odpowiednich zgód na przetwarzanie danych od uczestników wydarzenia:

a) w przypadku gdy, rejestracja odbywa się w formie elektronicznej na stronie internetowej wydarzenia, formuła wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu rejestracji uczestnictwa w wydarzeniu, komunikowania się
z uczestnikami w celach organizacyjnych oraz udokumentowania przebiegu wydarzenia, powinna być umieszczona w formularzu zgłoszeniowym w taki sposób, aby wysłanie zgłoszenia jednoznacznie wiązało się z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych w tych celach – formuła udzielenia zgody stanowi załącznik nr 2,

b) w przypadku zamiaru pozyskania dodatkowych zgód na przetwarzanie danych osobowych, np. zgody na wysyłanie informacji o przyszłych wydarzeniach
i konferencjach organizowanych przez Politechnikę Śląska, formuła zgody na przetwarzanie danych osobowych w tych celach powinna być wyraźnie oddzielona od zgody, o której jest mowa w pkt. a) – np. jako osobny checkbox – formuła udzielenia zgody stanowi załącznik nr 3,

c) udzielenie zgody na dodatkowe przetwarzanie danych wymienione w pkt. b) nie może być warunkiem rejestracji uczestnictwa w wydarzeniu/konferencji.

d) w przypadku rekrutacji uczestników w innej formie niż rejestracja przez stronę internetową, kierownik wydarzenia odpowiedzialny jest za pozyskanie zgód,
o których mowa jest w pkt. a) i b) w formie dającej możliwość udokumentowania ich pozyskania, np. podpisanej zgody w formie papierowej lub jej skanu.

e) wysyłanie imiennych zaproszeń na wydarzenia organizowane przez Politechnikę Śląską członkom Wspólnoty Uczelni oraz osobom, których dane kontaktowe pochodzą ze źródeł powszechnie dostępnych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z Ustawą - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz realizowaną przez uczelnię na jej podstawie misją, jaką jest prowadzenie działalności naukowej, kształtowanie postaw obywatelskich, a także uczestnictwo w rozwoju społecznym oraz tworzeniu gospodarki opartej na innowacjach – nie ma w związku z tym potrzeby uzyskiwania zgody przetwarzanie danych w celu przesyłania informacji.

f) wysyłanie imiennych zaproszeń na wydarzenia organizowane przez Politechnikę Śląską osobom spoza Wspólnoty Uczelni, których dane kontaktowe nie pochodzą ze źródeł powszechnie dostępnych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO - samodzielnie wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, w związku
z czym Kierownik wydarzenia musi pamiętać o tym, że wysyłając zaproszenia do osób z tej grupy, powinien wcześniej uzyskać ich zgodę na przesyłanie informacji,

3)  spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO wobec uczestników wydarzenia:

a) w przypadku gdy, rejestracja odbywa się w formie elektronicznej na stronie internetowej wydarzenia, klauzula informacyjna (bądź link odsyłający do niej) powinna być dołączona do formularza zgłoszeniowego w taki sposób, aby wysłanie zgłoszenia jednoznacznie potwierdzało zapoznanie się z jej treścią,

b) w przypadku wysyłania imiennych zaproszeń na wydarzenia, klauzula informacyjna powinna zostać dołączona do zaproszenia,

c) klauzula informacyjna (lub link do niej) powinna być dostępna w widocznym miejscu na stronie internetowej wydarzenia,

d) w przypadku innej formy rejestracji uczestników, klauzula informacyjna powinna im zostać dostarczona/przedstawiona w sposób umożliwiający wykazanie wypełnienia obowiązku informacyjnego przez organizatora, np. podpisane potwierdzenie w formie papierowej,

e) w przypadku gdy nie wszyscy autorzy referatów/wystąpień wygłaszanych na konferencji rejestrują się jako jej uczestnicy, a ich dane osobowe pojawiają się
w materiałach konferencyjnych (w programie konferencji, księdze streszczeń itp.), kierownik wydarzenia powinien zobowiązać uczestnika konferencji wygłaszającego referat do przekazania pozostałym jego współautorom, klauzuli informacyjnej organizatora/organizatorów konferencji,

f) w przypadku wydarzeń organizowanych w formie stacjonarnej, klauzula informacyjna dla uczestników powinna być wywieszona w widocznym miejscu/dostępna dla wszystkich uczestników w trakcie trwania wydarzenia,

g) wzór klauzuli informacyjnej wydarzenia organizowanego samodzielnie przez Politechnikę Śląską oraz współorganizowanego, w którym Politechnika Śląska jest odrębnym administratorem danych osobowych stanowi załącznik nr 4,

h) wzory klauzul informacyjnych wydarzenia, którego Politechnika Śląska jest współorganizatorem i równocześnie współadministratorem danych osobowych stanowi załącznik nr 5,

4) przechowywanie zebranych zgód na przetwarzanie danych osobowych oraz potwierdzeń zapoznania się z klauzulami informacyjnymi.

5) spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO wobec współorganizatorów, poprzez przekazanie im, za potwierdzeniem odbioru, klauzuli informacyjnej RODO, właściwej dla realizacji umowy lub porozumienia - załącznik nr 6.

6) spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO wobec sponsorów
i darczyńców wnoszących wpłaty na rzecz organizacji wydarzenia, poprzez przekazanie im, za potwierdzeniem odbioru, klauzuli informacyjnej RODO, właściwej dla realizacji umowy lub porozumienia - załącznik nr 6.

7)  zawarcie umowy współadministrowania – jeżeli jest to wymagane w związku
z występowaniem sytuacji określonej w pkt. 2.

8) zawarcie umowy powierzenia – jeżeli jest to wymagane w związku z występowaniem sytuacji określonej w pkt. 3.

9)  wydanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych osobom zaangażowanym
w organizację wydarzenia, które będą przetwarzać dane osobowe uczestników.

10)  usunięcie danych osobowych uczestników wydarzenia, którzy nie wyrazili zgody na ich dalsze przetwarzanie po upływie okresu przechowywania przez uczelnię dokumentacji finansowo-księgowej i sprawozdawczej dotyczącej tego wydarzenia oraz okresu niezbędnego do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń.

11)  Stosowanie zasady minimalizacji przetwarzania danych osobowych przejawiającej się w zbieraniu wyłącznie tych danych uczestników, współorganizatorów i sponsorów, które są niezbędne do realizacji celów wynikających z organizacji wydarzenia.

Załącznik nr 1 Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych Pobierz
Załącznik nr 2 Wzór zgody na przetwarzanie danych w związku z udziałem w wydarzeniu naukowym Pobierz
Załącznik nr 3 Wzór zgody na otrzymywanie informacji o przyszłych wydarzeniach organizowanych przez Politechnikę Śląską Pobierz
Załącznik nr 4 Klauzula informacyjna RODO dla uczestników wydarzenia/konferencji - Politechnika Śląska jest Administratorem danych osobowych Pobierz
Załącznik nr 5 Klauzula informacyjna RODO dla uczestników wydarzenia/konferencji - Politechnika Śląska jest Współadministratorem danych osobowych Pobierz
Załącznik nr 6 Klauzula informacyjna RODO dla współorganizatorów wydarzenia organizowanego przez Politechnikę Śląska oraz sponsorów i darczyńców wnoszących wpłaty na rzecz organizacji wydarzenia Pobierz

© Politechnika Śląska

Ogólna klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych przez Politechnikę Śląską

Całkowitą odpowiedzialność za poprawność, aktualność i zgodność z przepisami prawa materiałów publikowanych za pośrednictwem serwisu internetowego Politechniki Śląskiej ponoszą ich autorzy - jednostki organizacyjne, w których materiały informacyjne wytworzono. Prowadzenie: Centrum Informatyczne Politechniki Śląskiej (www@polsl.pl)

Zasady wykorzystywania „ciasteczek” (ang. cookies) w serwisach internetowych Politechniki Śląskiej

Deklaracja dostępności

„E-Politechnika Śląska - utworzenie platformy elektronicznych usług publicznych Politechniki Śląskiej”

Fundusze Europejskie
Fundusze Europejskie
Fundusze Europejskie
Fundusze Europejskie